Les versements

Mis à jour le 19/04/2013

Au terme de leur durée d’utilité administrative, seuls 20% des documents produits par une administration ne sont pas éliminés : ce sont ceux qui présentent un intérêt pour la documentation de la recherche historique. Ils doivent dès lors (sauf pour les documents produits par les communes et leurs groupements) être versés aux Archives départementales.

Un bordereau de versement doit être rédigé : il tient lieu de procès-verbal de prise en charge des archives par les Archives départementales, mais aussi d’instrument de recherche.

1. La rédaction du bordereau de versement :

Identification des documents : intitulé, dates extrêmes, volume des documents (en mètres linéaires).

Date, signature et cachet du chef du service demandeur.

=>  Envoi du bordereau aux Archives départementales de l’Eure.

2. Examen du bordereau par les Archives départementales

Si les document décrits peuvent effectivement être versés, le directeur des Archives départementales donne son accord et l’un des exemplaires du bordereau est renvoyé au service concerné qui peut dès lors prendre contact avec les Archives départementales afin de convenir d’une date de remise du versement.

Sinon, les Archives départementales contactent l’administration concernée afin que celle-ci puisse apporte des corrections ou des précisions au bordereau de versement.

3. La prise en charge du versement par les Archives départementales

Le transport des versements incombe au service versant. Les agents des Archives départementales réceptionnent les documents et vérifient que le versement est bien conforme au bordereau.

Les archives sont ensuite reconditionnées, réglementairement cotés puis rangées en magasin. Elles pourront, dans le respect de la réglementation en vigueur, être communiquées aux lecteurs. Elles demeurent également accessibles au service versant.