Les éliminations
Au terme de leur durée d’utilité administrative, un certain nombre de documents n’ayant plus d’utilité administrative et ne présentant aucun intérêt historique, peuvent, conformément aux instructions interministérielles en vigueur (consultables à l’adresse suivante : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/records-management-et-collecte/instructions/ ) être éliminés, sous réserve d’avoir préalablement obtenu l’autorisation du directeur des Archives départementales au moyen d’un bordereau d’élimination.
Le bordereau d’élimination constitue une décharge pour le service producteur et permet aux Archives départementales d’évaluer annuellement le volume de documents détruits.
1. La rédaction du bordereau d’élimination :
- Identification des documents (il ne s'agit pas d'une description détaillée pièce à pièce mais d'une liste de catégories de documents) : dates extrêmes, volume des documents (en mètres linéaires).
- Date, signature et cachet du chef du service demandeur.
=> Envoi du bordereau aux Archives départementales de l’Eure.
2. Examen du bordereau par les Archives départementales
Si les document décrits peuvent effectivement être éliminés, le directeur des Archives départementales donne son accord et l’un des exemplaires du bordereau est renvoyé au service concerné qui peut dès lors procéder à l’élimination.
Sinon, les Archives départementales contactent l’administration concernée afin que celle-ci puisse apporter des corrections ou des précisions au bordereau d’élimination.
3. La destruction matérielle :
Après réception en retour de l’original du bordereau d’élimination signé par le directeur des Archives départementales, les documents peuvent être détruits.
Pour ce faire, les documents doivent être dénaturés, c’est-à-dire soit incinérés soit broyés ou déchiquetés par un prestataire qui fournira un certificat de dénaturation.